Google Calendar Syncを使ってみる

うちの会社は、スケジュール管理などとは全く無縁な輩ばかりの会社なのだが、せっかく社内ネットワークをやり直すのだから、せめてスケジュールの共有ができる程度にはしようと思い、いろいろ考えた。

とはいえ、昭和の化石みたいな社員たちが使いこなせるようなものは、どこにも存在していない。

とにかく簡単明瞭でないと使えない。というか、簡単明瞭でも使えない。

ならば、興味半分でおもしろそうなことをやろうと思い、OutlookとGoogleカレンダーでどんなことができるか試してみた。

Outlookだけだと、外出している(というかずっと会社にかえってられない?こない?)社員と情報を共有するには、面倒な作業が発生する。とっても簡単に外出している社員とも予定が共有できるようにならないか?というのが目的。

まずは各クライアントにOutlookをインストール。

設定したメールアカウントで、Googleアカウントを作成する。

Google先生にアカウントが作成されたら、カレンダーを使うことができるので、「Google Calendar Sync」をダウンロードして、クライアントにインストール。

インストールはごく簡単だが、注意しないといけないのは、最後のGoogleアカウントの設定で、アカウントの入力欄は、「○○@gmail.com」ではなく 、会社のメールアカウントを入力すること。

でないと、同期するときに「Outlookのデータが開けられない」と怒られます。

それができれば、同期完了。めちゃ簡単。

あとは、Googleカレンダーを会社のメンバーで共有すればいい。

カレンダーの共有をしておけば、ブラウザ上で相手の予定を確認できるし、新規の予定を作成するときに招待状を送ることができる。

送られた招待状は、Outlookで受信するので見逃すことは少ないだろう。

招待状を確認してブラウザ上でOKすれば、Googleカレンダーに予定が入るし、同期しているのでOutlookにも予定が作成される。

逆にOutlookに予定を作成すれば、Googleカレンダーに同期しているので、他の人が予定を確認することもできる。

まぁ、ただそれだけのこと。

会議予定しらんかった。

そんなん聞いてない。

とか、言わせない。


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