代表アドレスに届いたメールをGmail経由で担当者へ振り分け転送

中小企業に多いと思われる代表メールアドレスに顧客からのメールが届くパターン。
「サーバー側」で「担当者」へ「自動転送」させて、メールチェックの手間と機会損失を防ぐお話。

理想の転送環境は作るしかなかった

実現したい環境

• 代表アドレスに届いたメールのドメインを判定して、担当者や責任者に自動転送させる

現在の環境

• レンタルサーバーでのメール運用（お名前サーバー）
• Outlook2016での受信

現状では実現できない理由

• 会社で契約しているレンタルサーバーでは、全転送しかないため不可能。
• メールソフト側で転送設定しても、常時起動のパソコンで定期的にチェックさせる必要がある。
• Gmailに全転送して振り分けしても、アドレス指定の転送設定が20個しか作成できない。
• Gmailは転送先メールアドレスに確認コードを送らなければいけない。なるべく社員を巻き込むのは避けたい。

それでもGmailを使って自動転送させる方法

Gmailに全転送して、Scriptで自動転送を行う。

準備するもの

準備するものは3つだけ

1. 会社用Gmailアカウント
2. Google Spreadsheet
3. Google Script

転送フロー

1. 会社のメールサーバーで、代表アドレスに届いたメールをGmailに全転送
2. Gmailで転送したいメールに「転送」というラベルを付ける
3. 未送信の「転送ラベル」が付いたメールを抽出する（GoogleScript）
4. 「転送条件」に応じて、宛先を変更した「転送メール」を作成（GoogleScript）
5. 「転送メール」を送信（GoogleScript）
6. 送信済みメールには「スター」を付け、同時にログをSpreadSheetに記録（GoogleScript）

代表メールの転送設定

メールサーバーによって転送の設定方法が異なるため、自分の契約しているところで確認して欲しい。
ちなみに「お名前」サーバーでは以下の通り。

ここが不要な場合は、Gmailの設定へ

サーバーの管理画面にアクセスして

Gmailの設定

Gmailでは、ラベルを作って、転送したいメールにフィルターで貼り付ける設定をするだけ。

ラベルの作成

フィルタの作成

以上で代表アドレスから転送されてきたメールのうち、
目的のドメイン（＠マークの後ろの部分）の付いたメールにだけ「forward」というラベルが付きます。

GoogleScriptの作成

転送用メールの抽出と作成

今回のGoogleスクリプトは、転送ログをスプレッドシートに記録するためGoogleスプレッドシートから作成します。

Googleスプレッドシートを新規作成して

この時点で、エディタ画面には「function myFunction( )」というスクリプトがありますが、そのまま使ってもいいですが、後々わかりやすいように「function main( )」に変更します。
単純に「myFunction」を「main」に書き換えて上書き保存するだけでOK

今回のプロジェクトにはmainを含め5つのスクリプトを作ります。

1. main( )
   • 入口となるスクリプトです。これを起点にしてメール転送を行います。
2. forward_mail( )
   • 実際にメール転送するスクリプトです。
3. get_forward_address( )
   • 転送先メールアドレスを設定するスクリプトです。
4. save_spreadsheet( )
   • スプレッドシートに送信ログを記録するスクリプトです。
5. fetch_file( )
   • 送信ログを記録するスプレッドシートを特定するスクリプトです。

では、順番に作成していきます。

転送設定の本体 - function main()

function main(){
  var start = 0;
  var max = 100;  //1回の動作で何通のメールを取得するか
   
  //ラベル「forward」のメールを取得する
  var label = GmailApp.getUserLabelByName('forward');
  var threads = label.getThreads(start,max);
    
  //threadsからメールを二次元配列に格納
  var getMessages = GmailApp.getMessagesForThreads(threads);
  
  //スターの付いていないメールが転送対象となるメールなので「スター」なしを抽出。
  for(var i in getMessages){

    for(var j in getMessages[i]){

       if(!getMessages[i][j].isStarred()){
           
          var values = {};
          values.date = getMessages[i][j].getDate(); //受信日時取得       
          values.from = getMessages[i][j].getFrom(); //送信元取得
          values.subject = getMessages[i][j].getSubject(); //件名取得
          values.body = getMessages[i][j].getPlainBody(); //本文取得
          values.attachment = getMessages[i][j].getAttachments(); //添付ファイル取得

          //件名に必要ないものを消す場合の処理
          //サーバー等で「***UNCHECKED***」という文字が付与される場合があるので
          //個別事情なのでなくても良い
          values.subject = values.subject.replace(/^\*.*\*/g,'')

          //件名の先頭に空白文字がある場合は消す
          values.subject = values.subject.replace(/^\s+/g,'')
          
          //転送先の設定
          var address = get_forward_address(values.from); 
          values.forward_to = address.to;
          values.forward_bcc = address.bcc;
                   
          //本文に注釈を挿入
          var info = "このメールは[○○○@△△△.co.jp]からの自動転送です。\n\nメール送信者：" + values.from + "\n\n---------以下、本文---------\n";
          values.body = info + values.body + "\n---------本文ここまで---------\n※件名に付く「***UNCHECKED***」マークは、添付ファイルが暗号化により、ウィルス検索出来なかったことを意味しています。";
          
          //送信処理
          forwardMail(values);

          //送信したメールに「スター」をつける
          getMessages[i][j].star();
          
          //添付ファイルをGoogleDriveに保存
          for(var k in values.attachment){
             var id = fetch_file(values.attachment[k]);  //fetch_fileだけでもOK
             values['id' + k] = id;  //送信ログに添付ファイルの記録を残すためにファイルidをセット
          }
          
          //送信ログに不要なものを削除
          delete values.body;
          delete values.attachment;
          delete values.forward_to;
          delete values.forward_bcc;
          
          //送信ログ記録用の配列を用意（別途作る必要はないかも）
          var i = 0;
          var setValues = [];
          for(key in values){
            setValues[i] = values[key];
            i++;
          }
          //スプレッドシートにログを記録
          saveSpreadSheet(setValues);         
      }
    }
  }
}

メールを送信する - function forward_mail(values)

main()から受信したメールを1通ずつ受け取って、送信するスクリプトです。
引数valuesがメール本体になります。

function forwardMail(values){ 
    GmailApp.sendEmail(values.forward_to, 
                       values.subject,　
                       values.body, 
                       {
　　　　　　　//送信者名、送信者メアド、cc、bcc、添付ファイルの設定
                         attachments:values.attachment,
　　　　　　   cc:values.foward_cc,
                         bcc: values.forward_bcc,  
                         from: '○○○@△△△.co.jp',  //Gmailのアドレスと違う場合はエイリアス設定が必要
                          //参考リンク参照
                         name: '会社転送メール'
                       });    
}

送信先メールアドレスを作成する - function get_forward_address(values)

function get_forwardAddress(value){
  //送信元アドレスで転送先を変更する処理
  //戻り値は、JSONで返す。
  
  var index = value.indexOf('@');  //メールのドメイン以降を抜き出すため＠の位置を調べる
  var from = value.slice(index+1).replace('>','');  //送信元アドレスが<>で括られるときがあるので消去
  var forward;
  
  //ドメインごとに送信先を変更する
  if(from.match(/ドメインA/) != null){
    forward = JSON.parse('{"to":["メアドA,メアドB"],"cc":["メアドC"],"bcc":["メアドD"]}');
  }else if(from.match(/ドメインB/) != null){
    forward = JSON.parse('{"to":["メアドB,メアドC"],"cc":["メアドD"]}');
  }else if(from.match(/ドメインC/) != null) {
    forward = JSON.parse('{"to":["メアドC"],"cc":["メアドD"]}');
  }else{
    forward = JSON.parse('{"to":["メアドE"],"cc":"メアドD"}');
  }
  return forward;
}

Googleスプレッドシートに送信ログを保存 - function save_spreadsheet(values)

function save_spreadsheet(values){
  var ssId = "1ph*******************************w5w";  //スプレッドシートのID
  var ss = SpreadsheetApp.openById(ssId).getSheets()[0]; //スプレッドシートのシートを取得
  var row = ss.getLastRow() + 1;  //新規行を取得
  ss.appendRow(values);  //転送メールの概要を入力
}

GoogleスプレッドシートのシートID取得方法

Googleスプレッドシートを開いてアドレス部分を確認する

添付ファイルの保存 - function fetch_file(object)

function fetch_file(object){
    var folderId = "1H**********************z-";  //保存先のフォルダIDをセット
    var attFolder = DriveApp.getFolderById(folderId);  //保存先フォルダを取得
    var fileObj = attFolder.createFile(object);  //添付ファイルを保存
    var fileId = fileObj.getId();  //保存したファイルIDを取得
    
    return fileId;  //ファイルIDを返す（ファイルIDをログに記録しないなら要らない）
}

GoogleドライブのフォルダID取得方法

Googleドライブでログを記録したすスプレッドシートを保存しているフォルダを開いて確認

スクリプトに実行権限を与える

スクリプトを作成して実行する場合、初回のみ承認作業が必要になる。

定期実行のためのトリガーを設定

定期的にスクリプトを実行させて、メール転送を行えるようにする。

運用上の注意点

Google Scriptには、「1日あたりの3つの制限」というモノがある。

1. 実行回数の制限
2. 実行時間の制限
3. トリガー数の制限
4. ファイル容量制限

今回の対象ユーザーは、中小企業の情シス、もしくは個人なので、あまり制限にかかることはないと思うが、気になる部分を紹介しておく。
ここに挙げた以外で、制限項目を知りたい場合は、下のURLで確認してもらいたい。

実行回数の制限

	無料アカウント
メールの読み書き （送信除く）	20,000／日

転送されてきたメールを取得するので、1日あたり20,000通以上あると実行できないが、そんなにメールがくる中小企業は少ないと思われる。

実行時間の制限

	無料アカウント
スクリプト実行時間	6分／実行
カスタム関数事項処理	30秒／実行

いずれも今回のスクリプトでは問題のないレベル

トリガー数の制限

	無料アカウント
トリガー	20／ユーザー or 20／スクリプト

このスクリプトのトリガーは、1つなので全く問題なし。

ファイルの容量制限

	無料アカウント
メール送信ファイル数	250／メッセージ
メールの本文サイズ	200KB／メッセージ
メールの受信者数	50／メッセージ
メール添付ファイルの総サイズ	25MB／メッセージ

1メッセージあたりで、この制限にかかるのは、あまりないと思われる。
添付ファイルの総サイズには注意が必要か？
外部から来たメールの添付ファイルをそのまま転送するので、想定外があるかもしれない。

保守の頻度

管理者には、「転送先としての受信」と「転送元の直接受信」の両方できるようにしておけば、転送不具合に気付くのが早い。
が、それでは自動化した意味がないので、スクリプトのエラーメールを受け取れるようにしておこう。

運用が安定してくれば、1週間に1回程度のログファイルチェックで問題ない。

転送作業が自動化されるので、大幅に手間が省けるのは間違いない。

現状、時間ベースのトリガーでエラーが発生することがある。

メール転送は、正常に行われており、エラー内容がサーバーエラーなので、こちら側が原因ではないように思うが、原因調査中。